Subsidie aanvragen? Doe het strategisch

Hoe voer je een slim strategisch subsidiebeleid?

Publicatie in Controllers Magazine juli 2013 door Sander Wolfensberger. Meer dan ooit kijken bedrijven naar subsidies en fiscale stimuleringsmaatregelen om het bedrijfsresultaat te verbeteren. Hoe voer je een slim strategisch subsidiebeleid? Hoe realiseer je een mooi voordeel, terwijl je de risico’s beperkt houdt en minimale afleiding veroorzaakt voor het lopende bedrijfsproces?

De controller moet een optimale subsidieopbrengst realiseren en de risico’s beperkt houden. Maar nog belangrijker is het onder controle houden van de subsidieadministratie. Enerzijds besparen overheden op stimuleringsgeld, anderzijds blijven er nog genoeg loketten over waar bedrijven hun voordeel mee kunnen doen. Er zijn subsidies beschikbaar op regionaal, nationaal of Europees niveau. Daarnaast bestaan er fiscale subsidiemaatregelen.

Subsidies zijn er in alle soorten en maten, van innovatie tot sectorspecifieke potjes. Voordat u weet waarop u aanspraak kunt maken, moet u door een oerwoud aan websites heen. Er zijn ook adviesbureau’s die in kaart brengen waarop een bedrijf wel en niet aanspraak kan doen. Momenteel zijn er 104 Nederlandse subsidieregelingen varierend van een regeling voor duurzaam bouwen tot aan het gebruik van ammoniak in de veehouderij. Benader de subsidieaanvraag commercieel. Elk uur dat u kwijt bent aan het aanvragen, managen of afhandelen van een subsidie leidt af van het primaire proces en sales. Bekijk subsidietrajecten daarom commercieel en stel uzelf bij elke subsidieaanvraag de onderstaande vragen om te beoordelen of de bestede tijd aan de subsidie daadwerkelijk de moeite waard is.

• Hoeveel bespaar ik jaarlijks met behulp van de subsidie die ik wil aanvragen?

Elke onderneming die nieuwe producten ontwikkelt (of dat nu software is of een fysiek product) kan een substantieel deel van de innovatiebegroting bekostigen met subsidies. Slim beleid kan zelfs tot een extreme kostenreductie leiden. Zo kunnen bedrijven in het kader van de WBSO (Wet Bevordering Speur- en Ontwikkelingswerk) voor iedere R&.D-medewerker grofweg tussen de 7.000 en 35.000 euro besparen op de loonheffingskosten. Daarnaast kunt u aanspraak maken op Research & Development Aftrek (RDA| en wordt winst – behaald uit innovatieve activiteiten belast in de gunstige Innovatiebox. In veel gevallen wordt het voordeel daarmee verdubbeld. Bovenop de fiscale regelingen zijn soms ook nog interessante cash-regelingen aan te vragen. Kortom, door slim gebruik te maken van alle regelingen kunt u flink besparen, sommige bedrijven hebben hierdoor zelfs nauwelijks kosten aan hun R&D-afdeling.

• Wat is de slagingskans van mijn subsidieaanvraag?

Hierbij geldt dat hoe hoger de instantie (Europees, nationaal of regionaal) waarbij u subsidie aanvraagt, hoe kleiner de slagingskans is en hoe minder controle u heeft om het succes van uw aanvraag te beinvloeden. Nationale regelingen hebben gemiddeld een slagingskans van 40 tot 70 procent. De slagingskans is sterk afhankelijk van het type regeling en het terrein waarop u onderzoek doet. Europese subsidieregelingen hebben doorgaans een lagere slagingskans. Het is vaak lastig in te schatten welke andere ondernemingen een beroep doen op dezelfde beperkte subsidiepot voor een bepaald thema. Van fiscale regelingen is de slagingskans doorgaans goed in te schatten. De meeste fiscale regelingen hebben een slagingskans van meer dan 95 procent.

• Hoeveel tijd is mijn organisatie kwijt met de subsidieaanvraag?

De tijd die u kwijt bent met de subsidieaanvraag hangt af van het type subsidie dat u wilt aanvragen. Met het aanvragen van een fiscale subsidie bent u per opgevoerd project gemiddeld een halve dag zoet. Als u subsidie aanvraagt bij een regionale instantie kost dat gemiddeld twee, drie dagen. De aanvraag van nationale subsidieregelingen kosten al snel een week en met de aanvraag van een Europese subsidieregeling bent u zeker twee weken of meer kwijt. Vraagt u een subsidie aan met potentiele partners- Reken er dan op dat de onderlinge communicatie erg tijdrovend kan zijn.

• Hoeveel tijd is mijn organisatie per jaar kwijt met de subsidieadministratie?

De tijd die u kwijt bent aan uw subsidieadministratie hangt af van hoe goed uw huidige administratie is ingericht en in hoeverre de subsidiecompliance gemakkelijk kan worden ingevoegd in deze administratie. Daarnaast hangt het af van het gemak waarmee de diverse innovatieprojecten in uw organisatie gekoppeld kunnen worden aan de innovatiethema’s die de subsidieverstrekker heeft geformuleerd. Ook hier geldt weer: als u samenwerkt met partners kost de onderlinge afstemming vaak veel tijd. Hoe meer partners u heeft en hoe meer tussenrapportages er van u worden verlangd, hoe meer tijd de subsidieadministratie slurpt.

Kijk naar de lange termijn

Bedrijven zijn geneigd alleen subsidie aan te vragen voor nieuwe productinnovaties. Hierdoor worden vaak alleen specifieke R&D-werkzaamheden ondergebracht in de subsidieaanvraag. Deze enge benadering is onverstandig, aangezien doorontwikkelingstrajecten ook veel tijd en innovatiekracht kosten. Het innovatietraject staat bovendien zelden op zichzelf, maar is meestal verbonden met andere lopende innovaties in het bedrijf. Bij het aanvragen van subsidie is het daarom verstandig los te komen van de innovatiekalender van komend jaar en de vraag te stellen wat de kernwaarde is van de technologische innovaties die het bedrijf de komende vijf jaar gaat verrichten. Bijkomend voordeel: dit helpt ondernemingen goed naar de langetermijnstrategie en toekomstontwikkelingen te kijken. Door verder in de toekomst te kijken worden onderzoeksprojecten meestal innovatiever en technisch uitdagender watde slagingskans van de subsidieaanvraag vergroot. Bovendien geeft dit dikwijls een veel grotere subsidieopbrengst en meer rust in uw subsidieaanvragen doordat projecten vele jaren lopen. Ten slotte zorgt het voor een lagere administratielast: er zijn immers slechts een beperkt aantal subsidieprojecten in plaats van een apart subsidietraject voor ieder nieuw product.

Durf subsidieprojecten te combineren

Soms kunnen fiscale stimuleringsmaatregelen gestapeld worden met andere subsidies. Dit geeft optimaal resultaat. Als het niet lukt om voor een innovatieproject meerdere subsidies te ontvangen, dan is het vaak wel mogelijk om delen van innovatieprojecten onder verschillende regelingen te laten vallen, zodat elk onderdeel van het project deels door subsidie wordt gefinancierd. Door vooraf goed na te denken over de subsidielappendeken is optimaal resultaat mogelijk, zonder dat de administratie een chaos wordt waaraan u veel tijd kwijt bent.

Kies de juiste adviseur

Met subsidies zijn flinke voordelen te behalen als u weet hoe u het aanpakt. Hoewel accountants of fiscalisten wel iets van subsidies weten, is een goede gespecialiseerde subsidieadviseur cruciaal. Accountants zijn immers vaak (te) risico avers en kennen de zienswijze van de subsidie controlerende instanties maar deels. De flscalist kent eigenlijk alleen de fiscale regelingen. Net als de accountant is de fiscalist niet technisch onderlegd, terwijl dit wel noodzakelijk is voor de optimale mix van stimuleringsmaatregelen. Er zijn vee subsidieadvieskantoren. Maar het is zaak een goede te kiezen. De afgelopen jaren heeft de beroepsgroep van subsidieadviseurs een slechte naam gekregen door de cowboys die op snel financieel gewin uit zijn, maar nauwelijks verstand van zaken hebben. Zulke subsidieadviesbureaus hebben een korte termijn visie en werken met een success fee. Ze richten zich daardoor enkel op het goedgekeurd krijgen van subsidieaanvragen en adviseren u niet over het realiseren van een optimale opbrengst door naar de lange termijn te kijken en verschillende subsidies of innovatietrajecten te combineren. Ook houden ze zich niet bezig met de administratieve last die de subsidie met zich mee brengt en de risico’s hiervan voor en de impact op uw organisatie. Slecht advies kan er zelfs voor zorgen dat een aan uw onderneming toegekende subsidie achteraf onterecht blijkt, waardoor u het risico loopt dat u de subsidie moet terugbetalen. Een goede adviseur denkt met u mee over de lange termijn visie van uw onderneming en verbindt zich op de lange termijn (financieel) aan de onderneming.

TomTom maakt slim gebruik van een lappendeken aan subsidies om de verschillende innovatieprojecten mee te financieren. Door de WBSO optimaal in te richten worden de Reseach & Development Aftrek en de Innovatiebox ook goed benut. Daarnaast slaagt TomTom erin innovatieprojecten te dekken met zowel nationale als Europese subsidies, waardoor het navigatietechnologiebedrijf een optimaal resultaat behaald. Niet alleen wat betreft de opbrengst: met een administratie voldoet het bedrijf ook gelijk aan de administratie eisen van meerdere regelingen tegelijk. Daardoor heeft het geen extra administratieve kosten. Tijdens periodieke audits van Agentschap NL blijkt steeds dat de structuur die TomTom heeft opgezet ook voor de subsidiegever eenvoudig te controleren is. TomTom kan tijdens controles makkelijk inzage geven in de R&D-uren die het bedrijf heeft besteed aan de verschillende gesubsidieerde projecten. Bovendien kan het de voortgang van die innovatieprojecten goed aantonen.

Ziggo is een voorbeeld van een onderneming die een langetermijn-subsidiebeleid voert. In 2008, vlak na het ontstaan van het bedrijf uit de fusie van Multikabel, Casema en @Home, heeft de onderneming een R&D-visie voor 2013 opgesteld en doorgevoerd in het fiscale subsidiebeleid. ‘Hierdoor is een forse verhoging van de WBSO-afdrachtvermindering gerealiseerd,’ vertelt Valentijn Bronkhorst, senior business controller bij Ziggo. ‘Daarnaast is het aantal R&D projecten dat wordt opgevoerd in de subsidieaanvragen sterk teruggebracht, door lange termijn innovatietrajecten te benoemen zoals bandbreedte, mobiel en interactieve TV. Deze thema’s moeten constant worden doorontwikkeld. Door deze aanpassingen te maken in ons subsidiebeleid, hebben we het aantal subsidieaanvragen teruggebracht van veertig naar slechts vijf, waardoor de bijkomende administratiekosten zijn geminimaliseerd. Tegelijkertijd zorgt de opbrengst van de vijf subsidies voor een stijging met 350 procent van het subsidiebedrag.

vervolg – Zo’n adviseur is niet alleen technisch onderlegd, hij onderhoudt ook goede contacten met de subsidie verstrekkende instanties, zodat hij goed op de hoogte is van de thema’s die spelen en waar deze op letten bij controles. Goede adviseurs staan hun klanten bovendien bij voor en tijdens subsidieaudits door de overheid. Mkb Veel mkb-ers lopen aantrekkelijke subsidies mis vanwege tijdgebrek. Want wie heeft de taak Subsidie aanvragen op zijn To Do lijstje staan? Inderdaad, de R&D-manager die eigenlijk met onderzoek, ontwikkeling en innovatie bezig wil zijn en met tegenzin een subsidieaanvraag schrijft. Of de eigenaar die zo veel andere zaken aan zijn hoofd heeft dat de subsidieaanvraag steeds wordt uitgesteld, verschoven en uiteindelijk van de eindeloze takenlijst wordt geschrapt. Mkb-ers die wel aan een subsidieaanvraag beginnen doen dit vaak ondoordacht. Ze raken enthousiast over het financiele voordeel dat ze kunnen behalen en schrijven op goed geluk een plan. Als de aanvraag wordt afgekeurd zijn ze teleurgesteld en is er veel tijd verloren gegaan. Ze denken in de toekomst wel twee keer na voordat ze aan een subsidieaanvraag beginnen. Subsidies waarop ze aanspraak zouden kunnen maken gaan dus aan hun neus voorbij. Als de subsidieaanvraag wordt goedgekeurd en de subsidie wordt toegekend, beseffen mkb-ers pas dat er veel administratie werk bij komt kijken. De subsidiegever wil immers zeker weten dat het toegekende geld ook daadwerkelijk wordt gebruikt waarvoor het is bedoeld en is beschreven in de aanvraag. Als hiermee geen rekening is gehouden leidt de subsidie de aandacht af van de core business van de onderneming of het innovatieproject waaraan het bedrijf werkt. Het komt zelfs regelmatig voor dat de subsidie zo veel tijd en energie slurpt dat dit niet opweegt tegen het financiële gewin.

Tips voor mkb-ers

• Gebruik subsidie niet om uw onderneming te financieren, maar om groei te versnellen. Bedrijven die subsidies gebruiken om hun bedrijfsvoering te financieren zijn per definitie subsidie georiënteerde. Zo’n aanpak is gedoemd te mislukken. Ondernemers moeten zich concentreren op hun producten, diensten en hun klanten, niet op subsidies.
• De subsidieadministratie leidt doorgaans tot de grootste problemen. Bedenk daarom al tijdens de aanvraag hoe de subsidieadministratie kan worden geïntegreerd in de lopende administratie. Als u hiervoor een goede oplossing heeft, verkleint u de kans op een subsidiedrama aanzienlijk.
• Bij het schrijven van een subsidieaanvraag is het van belang de onderneming niet op te hangen aan beloftes. Innovatie is een onzeker proces: die mooie ontwikkeling die u in gedachten had kan zomaar anders uitpakken. Woordkeuze is daarom essentieel bij uw subsidieaanvraag. Gebruik liever veilige, ietwat vage formuleringen, zoals ‘we denken aan’ of ‘als mogelijke oplossing zien we’. Het is ook af te raden om een bepaalde datum aan te geven voor een productlancering.

Waar aankloppen?

In Nederland vindt u een overzicht van de verschillende subsidieregelingen op de website van Agentschap NL (www.agentschapnl.nl/programmas_regelingen). Via de website voor het topsectorenbeleid (www.topsectoren.nl/document/overzicht-van-programmasvoor topsectoren) komt u op een overzicht van de verschillende regels als u zich bezig houdt met energie, ondernemerschap, innovatie en kennis of internationaal ondernemen. Europese subsidieregelingen zijn te vinden op http://cordis.europa.eu, de portal voor onderzoek en innovatie in Europa. deze website is niet vertaald in het Nederlands en staat bol van het jargon. Nationale regelingen die vaak worden aangevraagd zijn: Mkb InnovatiestimuleringTopsectoren Besluit stimulering duurzame energieproductie (SDE+) Transitiefaciliteiten Finance for International Business Energie-investeringsaftrek Private sector investeringsprogramma Innovatiefonds MKB+ In uw regio kunt u terecht via het digitale loket op de website van uw provincie. Regionale regelingen die vaak worden aangevraagd zijn: Project Kennisalliantie Euregio Rijn-Waal 2020 Uitvoeringsregeling subsidie water als economische drager, watertoerisme en waterrecreatie NoordHolland. Innovatiefonds Overijssel Subsidieregeling noordelijke innovatie ondersteuningsfaciliteit 2013 (NIOF 2013) Fiscale subsidieregelingen worden vaak gecombineerd (WBSO, RDA en de Innovatiebox). Zij kennen de gunstige kosten-baten analyse en een hoge slaagkans.

Laatste nieuws