WBSO 2013: administratie op orde?

Het belang van de WBSO administratie

Drie fiscale regelingen “leunen” sinds 2010 op een enkele administratie: de WBSO-administratie. Het belang van een goede WBSO-administratie is dus enorm toegenomen.

Trend

Er is een trend waarneembaar dat reguliere controles door AgentschapNL wat strikter worden. Dit geldt zeker voor de de bouwsector.

Het is daarom aan te raden om nog eens grondig naar de WBSO-administratie 2013 te kijken. Voldoet deze 100% aan de regeling? Het is namelijk wel zo prettig om  begin 2014 de WBSO-administratie 2013 met een goed gevoel af te kunnen sluiten en –al dan niet digitaal- op te kunnen bergen. Let op bij digitale administraties: de bewaarplicht is 7 jaar!

SUBtracers adviseert vrijwel al haar cliënten hands-on over de manier waarop de administratie het meest efficiënt ingericht en bijgehouden  kan worden.

Structuur in de WBSO administratie

Een goede WBSO administratie begint met een goede structuur. Hieronder wordt toegelicht hoe de structuur (zie figuur), voor het bijhouden van de WBSO-administratie, gebruikt kan worden. Deze administratieve structuur is met name handig om te gebruiken als er binnen de organisatie nog geen structuren voor het bijhouden van uren- en projectadministraties aanwezig zijn.

Als die structuren al wel aanwezig zijn, is het beter om daarvan gebruik te maken voor het voldoen aan de administratieve verplichtingen met betrekking tot WBSO. SUBtracers kan voor u nagaan in hoeverre de bestaande administratieve structuren hier al voor geschikt zijn.

De template mappenstructuur bestaat per kalenderjaar uit een drietal onderdelen, namelijk:

1. Projectadministratie
2. Stukken m.b.t. subsidieaanvraag
3. Urenadministratie

SUBtracers heeft een ‘hands on’ handleiding WBSO ontwikkeld waarin in detail wordt toegelicht aan welke eisen de WBSO projectadministratie moet voldoen en welke documenten hiervoor in aanmerking komen.

De hieronder gegeven tips kunnen natuurlijk ook op uw eigen administratieve structuur toegepast worden.

Projectadministratie

In dit deel van de mappen structuur kunnen technische documenten worden opgeslagen die in de betreffende periode zijn geproduceerd. Zorg ervoor dat (technische) medewerkers regelmatig relevante stukken opslaan op deze locatie. Dat is eenvoudiger dan het achteraf voor relatief lange perioden bij elkaar te zoeken.

Ook kunnen hier voortgangsrapportages (al dan niet bestaande uit notulen van technisch overleg) worden opgeslagen. Stel op regelmatige basis een voortgangsrapportage op: wat is er gedaan en (indien mogelijk) door wie? Hiervoor kan de template gebruikt worden die in deze map is opgeslagen. Stuur een voorbeeld van een voortgangsrapportage of aantekeningen van overleg naar uw adviseur. SUBtracers zal de rapportage dan spiegelen aan de subsidieaanvraag en feedback geven voor een optimaal voortgangsdocument.

Neem ook onder deze map een matchingsdocument (“projectenlegenda”) voor de matching van interne projecten versus de geformuleerde subsidieprojecten op, als dit voor uw organisatie van toepassing is.

Stukken m.b.t. subsidieaanvraag

Neem voor zover beschikbaar diverse stukken zoals de aanvraag, beschikking etc. op in de mappen structuur. Zodra nieuwe stukken beschikbaar komen, stuurt uw adviseur die naar u toe. Neem deze dan op in de mappen structuur zoals dan wordt aangegeven.

Urenadministratie

Onder urenadministratie zijn template urenstaten te vinden die gebruikt kunnen worden voor het per medewerker bijhouden van de WBSO urenadministratie. Als u uw eigen tijdschrijfsysteem gebruikt, dan kunt u uitdraaien hiervan per werknemer en per maand hier opslaan. Houd er in dat geval rekening mee dat voor de WBSO regeling per persoon per dag inzichtelijk dient te zijn hoeveel uur, aan welke WBSO projecten besteed is.

Laat SUBtracers de urenstaten voor uw bedrijf controleren! De concept-urenstaten moeten (indien mogelijk) door de verschillende personen nagekeken worden. En laat, indien correct, een print van de maandelijkse urenstaten ondertekenen door zowel de persoon in kwestie als door de leidinggevende. Gescande versies van de urenstaten met handtekening kunnen dan tevens hier worden opgeslagen.

Laatste nieuws