WBSO en RDA checklist

WBSO en RDA administratie op orde?

SUBtracers heeft een aantal vragen op een rij gezet waaraan de administraties kunnen worden getoetst. Voorkom verrassingen en neem ze even door. Blijven er vragen bestaan, bel ons dan gerust.

A. WBSO checklist

Direct naar download

Middels deze checklist kunt u tijdens, en na afloop van een WBSO-periode controleren of u aan de voorwaarden van de regeling voldoet. Zo voorkomt u onverwachte verrassingen aan het einde van de WBSO-periode.

Het administratieve na-traject

• Is de urenadministratie up-to-date?

Per medewerker dient een urenregistratie, bij voorkeur ondertekend door werknemer en leidinggevende, bijgehouden te worden met daarin de WBSO-uren per project. U mag maximaal 10 werkdagen achterlopen met het bijhouden van deze administratie.

• Is de inhoudelijke administratie up-to-date?

Per project dient een chronologisch overzicht bijgehouden te worden waaruit de voortgang van het project inclusief de technische moeilijkheden blijkt. Dit overzicht kan ondermeer schetsen, ontwerpen, productbeschrijvingen, programma van eisen en voortgangsverslagen bevatten.

Ten aanzien van afgeronde projecten m.b.t. technische haalbaarheid of technisch onderzoek dient er altijd een eindrapportage te worden opgesteld met daarin opgenomen de conclusies van het project. De rapportage hoeft niet te worden opgestuurd naar de subsidieverstrekker. Wel dient de rapportage te worden opgenomen in de projectadministratie die zeven jaar moet worden bewaard.

Inhouding WBSO-subsidie

U heeft voor uw WBSO-project(en) een positieve toezegging ontvangen. Gedurende de in de toezegging vastgestelde periode (drie maanden tot een jaar) mag uw bedrijf een afdrachtsvermindering toepassen. De toezegging vermeldt naast het aantal WBSO-uren ook een vast uurtarief per medewerker. U kunt de afdrachtsvermindering maandelijks toepassen; per maand mag maximaal het resterende bedrag in de toezegging verdeeld over het aantal resterende maanden worden toegepast.

Ontvangt u bijvoorbeeld in februari een toezegging voor € 60.000 voor de periode januari tot en met juni, dan mag u vanaf februari € 12.000 aan afdrachtsvermindering claimen (€ 60.000 subsidie / 5 resterende maanden). Indien u in dit voorbeeld, om welke reden dan ook, in de periode januari tot en met maart geen afdrachtvermindering toepast kan voor de maanden april tot en met juni per maand € 20.000 aan afdrachtvermindering worden toegepast (€ 60.000 / 3 resterende maanden).

• Wordt de afdrachtvermindering uit de toezegging toegepast?

Afronding van de S&O-periode

Het mededelen van gerealiseerde S&O-uren is per 2013 voor iedereen verplicht. Dit is ongeacht het aantal gerealiseerde S&O-uren. Dit dient binnen drie maanden na afloop van het kalenderjaar waarin de S&O verklaring is afgegeven, gemeld te worden. U ontvangt vervolgens van de RVO een S&O-correctieverklaring indien het aantal gerealiseerde S&O-uren minder is dan het aantal beschikte uren.

• Zijn alle WBSO-uren voor de afgeronde periode bekend?
• Welke bedragen aan afdrachtsvermindering zijn tijdens de S&O-periode ingehouden?
• Zijn de realisatiecijfers van de S&O uren aantallen per beschikkingsperiode tijdig gemeld aan de RVO?

B. RDA checklist

Het administratieve na-traject

Bij een forfaitaire RDA aanvraag kan geleund worden op de al aanwezige S&O urenadministratie. Een aanvullende administratie met betrekking tot de werkelijke kosten en uitgaven is niet nodig.

Bij een RDA aanvraag op basis van kosten en uitgaven, is het verplicht de administratie zodanig bij te houden, dat daaruit op eenvoudige en duidelijke wijze blijkt welke kosten en uitgaven gemaakt zijn voor het speur- en ontwikkelingswerk waarvoor een RDA-beschikking is afgegeven.

• Is de financiële administratie met betrekking tot RDA up-to-date?

Afronding van de S&O-periode

Bij beide vormen van RDA dient binnen 3 maanden na afloop van het kalenderjaar waar de aanvraag betrekking op heeft, melding gedaan te worden over de S&O-uren in de periode waarop de RDA-beschikking betrekking heeft. Voor RDA aanvragen op basis van kosten geldt tevens dat dan melding gedaan moet worden van de werkelijke kosten en uitgaven.

• Zijn alle gerealiseerde RDA kosten en uitgaven voor de afgeronde periode bekend?
• Zijn de gerealiseerde aantallen S&O uren en de gemaakte en betaalde kosten en uitgaven tijdig gemeld aan de RVO?

Naar download WBSO checklist

Laatste nieuws