Sarah Sieverts

Nadat de subsidieaanvraag door SUBtracers is ingediend ontvang je van de verstrekker een positieve beschikking. Weet u dat u vervolgens aan specifieke financiële en administratieve verplichtingen moet voldoen? Bij SUBtracers werken specialisten die u hierbij kunnen begeleiden. Zij nemen uw eigen administratie als uitgangspunt om deze ‘subsidie-proof’ te maken. Uiteraard letten zij daarbij op de specifieke eisen en wetgeving van de verschillende subsidieregelingen.

Naast de administratieve verplichtingen moet u vaak rapporteren in de vorm van tussen- en eindrapportages. Of krijgt u aan het eind van het project te maken met controles en/of een audit over de uitvoering van uw project. U wilt dit natuurlijk op orde hebben om de ontvangst van de subsidie 100% te realiseren en het risico van terugbetaling of boetes te voorkomen. Ook hiermee kunnen de Compliance officers van SUBtracers u helpen.

Compliance | Brede administratieve dienstverlening

Of het nu om een relatief eenvoudige WBSO controle gaat of om een audit van de rijksoverheid (Auditdienst Rijk ADR), wij ondersteunen u bij diverse activiteiten.

• Advies inrichting administratie

De subsidieverstrekker stelt veelal specifieke eisen aan de wijze waarop u administreert, die niet altijd aansluiten op de inrichting van uw eigen AO/IC (administratieve organisatie/interne controle). Is uw AO/IC niet in orde? Dan helpen wij u door u te adviseren over de juiste inrichting.

• Verantwoording | Rapportages

De meeste subsidies boven de € 25.000 moet u middels een tussen- en eindrapportage verantwoorden bij de subsidieverstrekker. Net zoals bij het aanvragen van subsidie krijgt u te maken met vastgestelde procedures, formulieren en deadlines. Om kostbare tijd te besparen kunt u het gehele proces van de verantwoording bij neerleggen.

• (Proef)controle WBSO en overige subsidies

Voor de WBSO moet u een projectadministratie bijhouden om de aard, inhoud en voortgang van uw projecten aan te tonen. Ook voor andere subsidies geldt dat u aan de eisen van de verstrekker aan de subsidieverantwoording moet voldoen. Wilt u weten of uw administratie aan de verplichtingen voldoet? Onze Compliance Officers controleren uw uren-, project- en financiële administratie op fouten of tekortkomingen. Zij kunnen in het geval van de WBSO, indien van toepassing, ook de kosten/uitgaven administratie bekijken. Komt een subsidieverstrekker zoals RVO bij u op bezoek om de verstrekte subsidie te controleren? Afhankelijk van de zwaarte van het bezoek is op korte termijn een voorcontrole mogelijk. Wij helpen u daarnaast het bezoek zo goed mogelijk voor te bereiden om succesvol door te controle te komen.

• Audits overheden

De Auditdienst Rijk (ADR) of een Europese auditdienst komen voornamelijk op bezoek om grote Europese- en nationale subsidieprojecten te controleren. Een bezoek van deze auditdiensten vergt een gedegen voorbereiding, waarbij kennis van de regeling waarop de controle betrekking heeft essentieel is. Voorafgaand aan de controle kijken we samen met u naar de administratie. Tijdens en na het gesprek begeleidt de Compliance Officer u bij het beantwoorden van de vragen vanuit de auditdienst.

Graag lichten wij de dienstverlening met betrekking tot Compliance persoonlijk toe.