Wat komt er allemaal kijken bij een bezwaartraject WBSO?
,

Wat komt er allemaal kijken bij een bezwaartraject WBSO?

Als je het niet eens bent met de beslissing op je WBSO-aanvraag, heb je de mogelijkheid om hiertegen in bezwaar te gaan. Dat je het oneens bent kan meerdere redenen hebben, bijvoorbeeld dat een onderdeel uit je aanvraag is afgewezen, de hele aanvraag is afgewezen, de activiteiten van bepaalde medewerkers niet toegekend zijn of dat je aanvraag niet in behandeling is genomen. Hoe dan ook, als je het oneens bent met het besluit van de RVO, kan je in bezwaar gaan. Kies je hiervoor,  hoe gaat dat dan in zijn werk? En heeft het wel zin? Hieronder tref je het te doorlopen stappenplan aan.

Stap 1; Het oordeel van de RVO doorgronden

Alvorens een bezwaar in te dienen, is het raadzaam om de argumentatie bij de beslissing op je aanvraag zoals genomen door de RVO zorgvuldig te bestuderen. Hierin staat (in jargon) de reden waarom je aanvraag (of een deel daarvan) niet toegekend is. Grofweg zijn daarin twee redenen te onderscheiden; je aanvraag voldoet niet aan de randvoorwaarden (en wordt daarom niet in behandeling genomen) of de in de aanvraag opgevoerde activiteiten scoren onvoldoende op de beoordelingscriteria (waardoor het project inhoudelijk wordt afgewezen). In het eerste geval is de afwijzingsgrond bijna altijd een duidelijk aanwijsbaar feit, bijvoorbeeld ontbrekende informatie omdat een bepaalde actie niet is uitgevoerd. Als dat inderdaad zo is, heeft een bezwaar weinig zin. In het tweede geval is de afwijzingsgrond vaak gebaseerd op een interpretatie van de opgevoerde ontwikkelactiviteiten; het kan zijn dat de omschrijving van bepaalde activiteiten niet voldoende aannemelijk maakt dat (nu al) sprake is van S&O. Als je je niet kan vinden in de interpretatie door de RVO, kan het de moeite waard zijn om in bezwaar te gaan. 

Stap 2; Bezwaar aantekenen

De RVO biedt ondernemers de mogelijkheid in bezwaar te gaan door schriftelijk bezwaar aan te tekenen bij de afdeling Juridische Zaken. Op deze afdeling werken uitsluitend juristen die de grondslag van je bezwaar toetsen. Is het bezwaar tijdig en in de juiste vorm ingediend? Is het bezwaar voorzien van een motivering? Hoe mag de ondernemer zijn bezwaar motiveren?

Omdat het bezwaarschrift wordt behandeld door juristen, is dat ook de doelgroep waarop je bezwaarschrift gericht moet zijn. Een gedetailleerde technisch-inhoudelijke onderbouwing van waarom je meent dat de activiteiten wel degelijk in aanmerking komen voor de WBSO is daarom in deze fase van het traject nog niet benodigd. Immers de jurist zal niet beoordelen of iets innovatief is in de zin van de WBSO; daarvoor heeft de RVO Uitvoeringsexperts WBSO aangewezen die jarenlange ervaring hebben.

Als de jurist heeft bevonden dat je bezwaar tijdig, volledig en gegrond is, wordt in bijna alle gevallen besloten een hoorzitting in te plannen bij de RVO in Zwolle. Bij die hoorzitting zal naast de genoemde jurist ook een (technisch inhoudelijke) Uitvoeringsexpert WBSO aanwezig zijn. Deze Uitvoeringsexpert WBSO heeft jouw aanvraag niet eerder beoordeeld en is daarom niet bevooroordeeld.

Stap 3; Voorbereiden van de hoorzitting

Om de afgewezen activiteiten tijdens de hoorzitting zo goed mogelijk te kunnen verwoorden, raadt SUBtracers aan om een presentatie voor te bereiden. Dit middel helpt om het verhaal te structureren en biedt tevens de mogelijkheid om visuele ondersteuning te geven waar nodig. Denk daarbij aan; technische ontwerpen, tekeningen, foto’s en uitleg bij het verhaal. Als de mogelijkheid bestaat om fysieke prototypes mee te nemen kan dat zeker helpen om het verhaal nog duidelijker te maken voor de RVO!

Stap 4; Hoorzitting

Het enige doel van de hoorzitting is om de RVO ervan te overtuigen dat de activiteiten wel in aanmerking zouden moeten komen voor de WBSO. De Uitvoeringsexpert WBSO die hierover een oordeel zal vellen, is in principe neutraal, maar door de afwijzing van zijn collega sta je doorgaans met 1-0 achter. Zorg er daarom voor dat de techniek en innovatie centraal staan in de mondelinge toelichting die je geeft en benoem daarbij de elementen waar het omgaat: wat maakt dat deze product en/of programmatuurontwikkeling voor jouw bedrijf de routine overstijgt. Als je niet zelf van alle onderwerpen even goed op de hoogte bent, kan worden overwogen om een collega mee te nemen die dat onderwerp kan toelichten. De introductie van het bedrijf en team is relevant, maar beperk dat tot 10 minuten! De innovatie en eigen ontwikkelactiviteiten staan nu echt centraal.

Stap 5; Afwachten!

Na circa 1,5 tot 2 uur zal de jurist de hoorzitting sluiten. Op basis van de mondelinge toelichting (en eventueel na te sturen stukken) zal de RVO besluiten om het bezwaar helemaal of deels gegrond te verklaren. Duimen dus!

Auteur: Erwin Vermeulen