projectadministratie
,

Hoe SUBtracers de administratie uit handen neemt

Projectadministratie, urenregistratie, voortgangsrapportage: het zijn doorgaans niet de favoriete klussen van een ondernemer. En waar in grote organisaties interne systemen en templates beschikbaar zijn die zo ingevuld kunnen worden, moeten mkb-ers het in veel gevallen zelf doen.

Dat zorgt ervoor dat innoverende bedrijven vaak hun handen vol hebben om te voldoen aan de administratieve verplichtingen. Want niet alleen intern, voor het bedrijf zelf, is een goede administratie van belang. Subsidie- en kredietverstrekkers stellen vaak forse eisen aan hoe de administratie wordt ingericht en hoe er gerapporteerd wordt.

De eisen op dit gebied verschillen dan nog per regeling en per instantie. Zo willen kredietverstrekkers vaak een rapportage waarin de voortgang van innovatietrajecten wordt vergeleken met het businessplan, terwijl het voor fiscale regelingen van belang is om per medewerker bij te houden hoeveel uur zij of hij bezig is met R&D-werkzaamheden en bij welk project die uren geboekt moeten worden. En dat, terwijl de R&D-projecten intern wellicht al aan herijking of vervanging toe zijn.

De SUBtracers-methode: je wbso-administratie ‘alsof of het onze eigen administratie is’

Bij SUBtracers onderkennen we het belang van een goede en overzichtelijke administratie. Wij willen niet dat onze klanten met extra werk worden opgezadeld omdat ze gebruik maken van fiscale regelingen, subsidies of kredieten. Daarom is onze methode erop gericht om de ondernemer maximaal te ontzorgen, ondanks dat we van tevoren weten dat de administratieve last voor de klant nooit helemáál verdwijnt.

Wij bekijken per geval waar ondersteuning nuttig is en hoe de administratie efficiënt ingericht kan worden. Ons uitgangspunt is altijd om ervoor te zorgen dat de ondernemer niet méér tijd kwijt is dan voorheen en om zoveel mogelijk aan te sluiten bij systemen die nu al in gebruik zijn. Elk bedrijf heeft immers administratiesystemen in gebruik en niemand zit erop te wachten om weer een nieuw systeem in gebruikt te moeten nemen.

Nadat wij geïnventariseerd hebben hoe de administratie en rapportage in een bedrijf georganiseerd is, komen wij ten eerste met verbeterpunten om de zaken doelmatiger en doeltreffender in te richten. Vervolgens behandelen wij de administratie van onze klanten ‘alsof het onze eigen administratie is’. Dat betekent: geen last minute handelingen, maar op langere termijn bewaken van tijdslijnen en deadlines. Dat betekent ook dat SUBtracers de verantwoordelijkheid neemt om te zorgen dat de informatie die –soms wettelijk, voor een bepaalde termijn– bewaard moet worden, dat ook gedurende de vastgelegde periode wordt.

Bovenal betekent dit voor de ondernemer een extra check op projectvoortgang en urenbudget, zodat bijgestuurd kan worden waar nodig is. En, het belangrijkste: geen zorgen meer of er op administratief gebied wellicht zaken over het hoofd gezien worden.

Nucleoo: SUBtracers’ eigen administratiesoftware

Behalve het zoveel mogelijk ontzorgen van bedrijven gaat SUBtracers nog een stap verder in het optimaliseren van de administratie. Door onze partner Bi4 Group is de afgelopen tijd een softwarepakket ontwikkeld waarmee de project- en urenadministratie vereenvoudigd kan worden. Via een koppeling met alle gangbare systemen (Jira, Git enzovoort) wordt de data op het juiste niveau bewaard en heeft de gebruiker op elk moment inzicht in de actuele status van de R&D-projecten, inclusief wat dit betekent voor bijvoorbeeld subsidiebudgetten. Doordat SUBtracers over de schouder meekijkt, voorkomen we dat deadlines worden gemist.

Omdat Nucleoo zeer intuïtief in gebruik is en nauwelijks inregeling behoeft, is het voor elk softwarebedrijf eenvoudig in gebruik te nemen. Zo heb je real-time overzicht over jouw projecten en voorkom je dat na afloop een extra administratieslag gemaakt moet worden.

Wil je geen onnodige tijd kwijt zijn met jouw project- en urenadministratie en voortgangsrapportages, maar wel verzekerd zijn van een hoog niveau van verslaglegging? Neem dan contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek via 088 – 900 1100 of via info@subtracers.com. We komen graag bij je langs om onze methode verder toe te lichten.

Auteur: Wim van der Flier