projectadministratie

In deel 1 van de blog-reeks over audits zijn we ingegaan op de twee verschillende soorten WBSO-controles die er bestaan. Vorige week hebben we vervolgens in deel 2 een gedeelte van de WBSO-administratie behandeld, te weten de urenadministratie, formele stukken en (eventuele) administratie van kosten en uitgaven. Vandaag het laatste deel van het drieluik over WBSO-controles, waarin we ingaan op de WBSO-projectadministratie. Wellicht wel het belangrijkste onderdeel van de WBSO-administratie!

Projectadministratie

De projectadministratie dient als doel om inzicht te bieden in de aard, inhoud en voortgang van de WBSO-projecten. Door middel van deze administratie kun je bij een controle aantonen dat de in de aanvraag beschreven ontwikkelactiviteiten ook daadwerkelijk zijn uitgevoerd. Zoals bij de urenadministratie eveneens het geval is, bestaat er geen vastomlijnd format voor de projectadministratie. Om de administratieve lasten te minimaliseren, kan je het bijhouden van de projectadministratie daarom zoveel mogelijk laten aansluiten bij de gangbare praktijk in de organisatie.

De projectadministratie dient documenten/informatie te bevatten waaruit de voortgang van de projecten en de uitgevoerde S&O-werkzaamheden zijn af te leiden. Om dit te vergemakkelijken, dienen de documenten te worden voorzien van een correcte datum en namen van de betrokken S&O-medewerkers. Ook is het belangrijk dat de documentatie te linken is aan de voor de aanvraag opgevoerde projecten (per aanvraagperiode) en dat het onderscheid tussen WBSO-ontwikkelingen en reguliere (niet voor WBSO kwalificerende) ontwikkelingen duidelijk is. Documenten die zich hiervoor lenen (uiteraard ook digitaal) zijn onder andere voortgangsrapportages, gespreksverslagen/notulen, technische ontwerpen en gerelateerde documenten, relevante entries in issue tracker en/of versiebeheersysteem, (ontwerp-) tekeningen, foto’s van prototypen, test- en meetverslagen en aantekeningen of schetsjes. Belangrijk is dat de documenten technische informatie bevatten; functionele of commerciële informatie is voor de WBSO niet van belang. Dergelijke documenten kunnen derhalve een rol spelen voor het project, maar niet voor het WBSO deel daarvan.

In de voorbereiding op een controle, is het aan te raden om na te gaan of alle documenten (per project) gebundeld zijn in een map (hardcopy of digitaal, per aanvraagperiode en kalenderjaar). Het is van belang dat per project de documentatie chronologisch gearchiveerd wordt en dat duidelijk uit de stukken blijkt wat de technische inbreng van de verschillende personen in elk project is geweest. In het geval van een audit door de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO), is het van belang dat de documentatie centraal toegankelijk is. Denk bijvoorbeeld aan de systemen waarin de documentatie staat, zoals een versiebeheersysteem en issue tracker. Zorg ervoor dat deze toegang gewaarborgd wordt, ook als medewerkers niet meer bij deze projecten betrokken zijn. De bewaarplicht vanuit de WBSO is 7 jaar.

Voortgangsrapportages

Het is aan te raden om, naast het verzamelen van belangrijke technische documenten, de voortgang van het project aan te geven in de vorm van een voortgangsrapportage. Dit kan door regelmatig (bijvoorbeeld per 2 weken of maandelijks) de antwoorden op de hieronder opgenomen voortgangsvragen vast te leggen.

  1. Welke technische werkzaamheden zijn in deze periode verricht?
  2. Wat waren de technische knelpunten?
  3. Wat waren de oplossingen?
  4. Wat moet doorontwikkeld worden?
  5. Is er achtergrondinformatie aanwezig? (zo ja, waar?)

Als deze vragen worden besproken tijdens technisch overleg, dan kunnen de notulen van dit overleg als voortgangsrapportage dienen. Ondernemingen die software ontwikkelen op basis van Scrum/Agile, zouden kunnen overwegen deze voortgangsvragen op te nemen in het standaardproces bij de start en afronding van een ontwikkelsprint. In de voortgangsrapportages is het goed om ook tegenvallers te benoemen: wat ging er niet goed, en waarom niet? Gezien de aard van de WBSO-regeling is het van belang dat de beschrijvingen van de tegenvallers of knelpunten die worden ervaren tijdens de ontwikkeling van bijvoorbeeld de nieuwe programmatuur, alsook de aanpak of oplossingsrichtingen zo technisch mogelijk zijn.

Subsidieadviseur

Hulp van een adviseur in de voorbereiding op een WBSO-controle kan van grote waarde zijn, zeker bij het effectief en efficiënt inrichten van de project- en urenadministratie. De adviseur spreekt de taal van technici én van de WBSO, en kan goed inschatten op welke punten de WBSO-administratie verbeterd kan worden. Neem vrijblijvend contact met ons op via info@subtracers.com of 088-900 1100. Samen komen we die audit wel door!

Auteur: Stephan Nunes