,

Help: een audit! (deel 2 – de urenadministratie)

In onze vorige blog zijn we ingegaan op de twee soorten WBSO-controles die er bestaan. In dit tweede deel van het drieluik over WBSO-controles gaan we dieper in op de WBSO-administratie: hoe zorg je ervoor dat dit goed geregeld is? Voor de administratie geldt geen vastomlijnd format waaraan deze moet voldoen. Wél gelden een aantal eisen. Vandaag richten we ons op de urenadministratie, formele stukken en (eventuele) administratie van kosten en uitgaven.

Urenadministratie

Uit de urenadministratie moet een adviseur van de RVO kunnen opmaken hoeveel S&O-uren per S&O-medewerker zijn besteed aan de afzonderlijke, goedgekeurde WBSO-projecten. Concreet betekent dit: het aantal S&O-uren per medewerker, per dag en per project. De urenadministratie moet up-to-date blijven, wat inhoudt dat deze (formeel) niet meer dan 10 dagen achter mag lopen. De voorbereiding voor een controle van de RVO vormt een mooi moment om vast te stellen of de WBSO-urenadministratie daadwerkelijk tiptop in orde is.

De urenadministratie wordt doorgaans gebaseerd op het tijdschrijfsysteem waarin de S&O-medewerkers hun uren schrijven. Omdat niet alle uren WBSO-waardig zijn, is het aan te raden om vooraf een duidelijk onderscheid aan te brengen in de activiteiten/tijdschrijfcodes die wel en niet onder de WBSO vallen. Het oogt sterk als je tijdens een audit kan laten zien, dat dit onderscheid is vastgelegd in de administratieve processen. WBSO-waardige activiteiten hebben o.a. betrekking op het technisch ontwerp, programmeer-/ontwikkelwerk en technisch testen. Activiteiten die niet technisch van aard zijn, maar bijvoorbeeld functioneel of commercieel, kunnen niet worden meegenomen voor de WBSO.

Alternatief kan ervoor gekozen worden om bij het tijdschrijven binnen projecten alleen onderscheid te maken tussen wel-S&O en niet-S&O activiteiten. Hierbij is het aan te raden om medewerkers te informeren over het verschil tussen deze activiteiten, bijvoorbeeld middels een hand-out.

Interne projecten vs. WBSO-projecten

Vaak zien we dat uren niet op WBSO-projecten worden geschreven, maar op interne projecten die gezamenlijk het WBSO project vormen. Dit hoeft geen probleem te zijn, mits ook hierbij het onderscheid tussen wel en niet WBSO-waardig gemaakt kan worden. Dit kan bijvoorbeeld door intern af te spreken om alleen WBSO-waardige uren (zoals hierboven beschreven) te schrijven op deze interne projecten. Ook is het hierbij van belang om een duidelijke matching aan te brengen tussen de interne projecten en het WBSO-project, bijvoorbeeld door middel van een legenda.

Ook belangrijk: conform belastingwetgeving, moet de WBSO-administratie verplicht 7 jaar bewaard worden. Bij het overstappen naar nieuwe interne systemen voor urenregistratie is het daarom van belang om een back-up aan te houden van de oude systemen.

Formele stukken

Bij je aanvraag komen diverse formele stukken kijken, denk hierbij aan de aanvraag zelf, de bevestiging van indiening, eventuele vragenbrieven en de beantwoording daarvan, en overige correspondentie met/van de RVO etc. Dit vormt ook onderdeel van je WBSO-administratie. Wij raden daarom aan om alle formele stukken omtrent de WBSO-aanvragen te bundelen in de WBSO-administratie van desbetreffend jaar, zodat deze informatie inzichtelijk is tijdens een controle.

Een belangrijk aandachtspunt, is dat de adviseur tijdens een audit kan nagaan of de gemelde S&O-uren, BSN’s van de S&O-medewerkers en eventuele kosten en uitgaven zijn terug te vinden in de administratie. Check daarom goed of de informatie die bij de RVO bekend is (c.q. de meldingen) overeenkomt met de informatie in de interne systemen.

Administratie van kosten en uitgaven

Naast kosten aan arbeid ingezet op de ontwikkelingen, kunnen ook overige kosten en uitgaven gerelateerd aan de ontwikkelingen in de WBSO-aanvraag worden meegenomen. Bij de eerste WBSO-aanvraag in een kalenderjaar moet de keus gemaakt worden om de kosten en uitgaven ten behoeve van S&O forfaitair óf op basis van daadwerkelijke kosten aan te vragen. Als voor laatstgenoemde variant wordt gekozen, moet de WBSO-administratie een onderbouwing bevatten van de opgevoerde kosten. Dit zijn doorgaans documenten zoals offertes, opdrachtbevestigingen, facturen en betaalbewijzen die in de financiële administratie te vinden zijn.

Voorwaarde is dat de kosten en uitgaven (uitsluitend) dienstbaar en direct toerekenbaar zijn aan het goedgekeurde en verrichte S&O-werk. Dit betekent, dat deze bedragen enkel mogen worden gebruikt voor ontwikkelactiviteiten, zoals de bouw van prototypes (nadrukkelijk zonder commerciële waarde).

Subsidieadviseur

Een subsidieadviseur kan een belangrijke rol spelen in het effectief en efficiënt inrichten van de WBSO-administratie, en het meedenken over optimalisatieslagen hierin. Twijfel je of jouw WBSO-administratie goed staat, en wil je een second opinion? Of denk jij dat jouw administratie veel efficiënter ingericht kan worden, maar weet je niet hoe? Neem dan vrijblijvend contact met ons op via info@subtracers.com of 088-900 1100.

Volgende week het slotstuk van onze reeks over controles, waarin we ingaan op het belangrijkste deel van de WBSO-administratie: de projectadministratie!