Help een WBSO Audit! De SUBtracers subsidieadviseur er voor advies en hulp
,

Help! een audit

Als je gebruikt maakt van de WBSO, ben je eens in de zoveel tijd aan de beurt: de RVO komt langs voor een controle. Spannend uiteraard, maar wel een gebruikelijk onderdeel van de WBSO. Een controle kan veel stress en onzekerheid teweegbrengen, maar met de juiste voorbereidingen kom je goed beslagen ten ijs. In deze drieluik gaan we in op de details van een WBSO-controle, en hoe daar het beste mee om te gaan. In dit eerste deel behandelen we de twee soorten controles die er bestaan. In deel 2 en 3 gaan we dieper in op de WBSO-administratie, en geven we tips en handvatten voor de voorbereiding van een controle. Stay tuned!

Er bestaan twee soorten WBSO-controles:

  1. Controle door een adviseur (c.q. beoordelaar) van de RVO
  2. Administratieve controle door Team Handhaving (eveneens van de RVO)

Controle door een adviseur

Een controle door een adviseur van de RVO zal in de praktijk het meest voorkomen; een dergelijke controle komt gemiddeld eens in de 5 à 7 jaar (steekproefsgewijs) voor. Als je gebeld wordt voor een controle, raden we aan om het controlebezoek zo ver mogelijk vooruit te plannen. Meestal is 3 à 4 weken wel mogelijk. Dit geeft je de ruimte om de controle goed voor te bereiden en zeker te stellen, dat de WBSO-administratie helemaal op orde is. Uiteraard is het slim om je subsidieadviseur direct in te lichten, zodat deze ondersteuning kan bieden bij de voorbereidingen.

Het hoofddoel van een controle is om te toetsen of het aannemelijk is dat de in de aanvraag aangegeven innovatie daadwerkelijk plaatsvindt (c.q. heeft plaatsgevonden) binnen het bedrijf door “een kijkje in de keuken te nemen”. Ook wordt gecontroleerd of de S&O-administratie voldoet aan de wettelijke vereisten. Voorafgaand aan de controle zal de adviseur een brief aan de aanvrager toesturen, waarin hij toelicht welke concrete onderdelen hij komt controleren. Doorgaans zal het gaan om de aard, inhoud, voortgang en omvang van het verrichte speur- en ontwikkelwerk; kortom een check op de WBSO uren- en projectadministratie. Hierbij zal de adviseur het dialoog aangaan met de aanvrager, en waar nodig doorvragen op zaken die onvoldoende duidelijk zijn.

Als voorbereiding op de controle raden wij aan om een presentatie op te stellen waarin enerzijds het bedrijf wordt geïntroduceerd, en anderzijds wordt ingegaan op het WBSO-project. Ons advies is om daarvoor enkele cases / deelontwikkelingen voor te bereiden voor de periode waarover de controle plaatsvindt. Uiteraard leg je de focus op de ontwikkelingen die het meest uitdagend waren vanuit WBSO-oogpunt; oftewel bij welke ontwikkelingen liep je tegen technische knelpunten aan? Aan de hand van de voorbereidde voorbeelden, kan je de adviseur meenemen door je administratie heen en zo laten zien welke systemen gebruikt worden en hoe de processen omtrent de WBSO administratie zijn ingericht.

Omdat de adviseur voornamelijk geïnteresseerd is in wat er in technisch opzicht allemaal is gedaan, is het handig om een technisch onderlegd persoon (bijvoorbeeld een programmeur) bij de controle aanwezig te laten zijn. Hiermee kunnen eventuele vragen van de adviseur concreet worden beantwoord, wat het dialoog ten goede komt. Als niemand bij de controle de ontwikkelingen in technisch opzicht goed kan toelichten, kan dit de indruk wekken dat de vragen van de adviseur ontweken worden.

Na het controlebezoek zal de adviseur zijn bevindingen verwerken in een controlerapport. Mocht de adviseur adviezen of verbeterpunten benoemen in dit rapport, dan is het belangrijk dat deze punten ook daadwerkelijk worden opgevolgd.

Administratieve controle door Team Handhaving

Een controle door Team Handhaving is een wezenlijk ander type controle, en lijkt meer op een boekhoudkundige controle. Voor dit type controle bestaat vrijwel altijd een concrete aanleiding; denk aan fouten bij de BSN-melding of het toepassen van te veel S&O-afdrachtvermindering. Ook een uitzonderlijk hoog S&O uurloon, of bijvoorbeeld grote verschillen in aantallen S&O uren ten opzichte van eerdere aanvragen kunnen hierbij een mogelijke aanleiding zijn. Bij een administratieve controle ligt de focus op de wijze en correctheid van administreren; de controleur zal met een stofkam door de administratie gaan om na te gaan of deze voldoet aan de WBSO wet- en regelgeving. Ook bij dit type controle geldt dat de controleur van tevoren een brief aan de aanvrager toestuurt met de concrete onderdelen die hij zal gaan controleren. Doorgaans zijn dit o.a. de gerealiseerde S&O-uren en correcte en tijdige melding daarvan, geboekte ziekte- en verlofdagen, toegepaste S&O-afdrachtvermindering, of het S&O uurloon op correcte wijze tot stand is gekomen, of kosten en uitgaven (indien van toepassing) op correcte wijze verantwoord zijn en verslaglegging van de projectadministratie. Ook bij dit type controle geldt dat het handig is om het controlebezoek enkele weken vooruit te plannen, en direct je subsidieadviseur op de hoogte te stellen.

Ook bij een administratieve controle geldt, dat als nalatigheid of onzorgvuldigheid geconstateerd wordt, mogelijk een correctie van de toegekende WBSO wordt opgelegd. In uitzonderlijke gevallen kan, naast een correctie, ook een boete worden opgelegd. Een goede voorbereiding is dus van groot belang!

Subsidieadviseur

Een subsidieadviseur kan een belangrijke rol spelen in de voorbereiding van een controle, alsmede tijdens de controle zelf. Deze kent immers alle in en outs van de WBSO regeling. Staat er bij jouw bedrijf een controle gepland, en zit je met je handen in het haar? Of ben je niet helemaal zeker van de staat van je administratie, en wil je zeker weten dat deze audit-proof is? Neem dan vrijblijvend contact met ons op via info@subtracers.com of 088-900 1100.

Volgende week gaan we in op de urenadministratie, formele stukken en eventuele financiële administratie: hoe zorg je ervoor dat dit goed geregeld is?

Auteur: Stephan Nunes