Een goede WBSO administratie voorkomt problemen

Met een gerust hart van start in 2015? Maak je administratie voor 2014 nu op orde!

Sinds 2010 kan met één administratie worden voldaan aan de administratieve verplichtingen van drie regelingen, te weten de WBSO, RDA en Innovatiebox.

In 2015 strenge WBSO controles verwacht

SUBtracers bemerkt duidelijke toenemende administratieve eisen zoals gesteld door subsidiebeoordelaars. Onder andere uit zich dit in strengere reguliere controles / audits door de RVO, in het bijzonder voor de bouwsector, en in mindere mate ook voor IT-bedrijven.

Het is daarom aan te raden de WBSO-administratie van dit jaar nog eens grondig te bekijken. Zijn alle benodigde stukken inzichtelijk? Wordt voldaan aan alle vereisten voor de regeling? Het is wel zo fijn om begin 2015 het voorgaande kalenderjaar te kunnen afsluiten en alle inhoudelijke stukken – al dan niet digitaal – op te kunnen bergen. Let op! De bewaarplicht van een administratie is 7 jaar.

SUBtracers is bekend met alle ins en outs omtrent het voeren van een administratie en geeft hands-on advies over de manier waarop een administratie het meest efficiënt ingericht en bijgehouden kan worden.

WBSO administratie: opzet

Een goede en volledige WBSO-administratie begint met de juiste structuur. Onderstaand volgt een uitsplitsing van de verschillende stukken die inzichtelijk dienen te zijn en wordt een structuur geboden voor het voeren en bijhouden van een uren- en projectadministratie.

Indien je als ondernemer reeds een structuur voor het vastleggen van processen in plaats hebt, is het aan te raden om deze als uitgangspunt te nemen en deze verder te optimaliseren voor de WBSO-regeling. SUBtracers kan nagaan in hoeverre de bestaande administratieve structuur hiervoor geschikt is.

Per kalenderjaar dienen de volgende drie onderdelen inzichtelijk te zijn:

• Projectadministratie
• Stukken mbt de subsidieaanvraag
• Urenadministratie

SUBtracers heeft een eigen handleiding WBSO ontwikkeld waarin de WBSO en de administratieve verplichtingen hieromtrent in detail worden toegelicht aan de hand van herkenbare cases en rekenvoorbeelden.

De hieronder gegeven tips kan je intussen zelf al toepassen op de eigen administratieve structuur.

Projectinhoudelijke admin

SUBtracers adviseert een map aan te maken voor technische documenten die in het betreffende kalenderjaar zijn geproduceerd. Vraag technische medewerkers hun werkzaamheden te documenteren en regelmatig hun werk op te slaan op de aangegeven locatie. Dit werkt vele malen sneller dat het achteraf verzamelen / bundelen van documenten voor relatief langere perioden.

Voortgangsrapportages (of notulen van technisch overleg) vormen een goede aanvulling hierop. Maak regelmatig (bijvoorbeeld per SCRUM) een voortgangsrapportage; wat is gedaan en door wie? SUBtracers kan hierin bijstaan met het verschaffen van templates en voorbeelden. Adviseurs van SUBtracers kunnen daarnaast, eventueel op locatie, een review uitvoeren op de verschillende stukken. Tijdens een dergelijke review toetst een adviseur de stukken met de informatie in de subsidieaanvraag alsmede de richtlijnen van de subsidiebeoordelaar.

Indien van toepassing kan onder deze map eveneens een matchingsdocument (projectenlegenda) voor de matching van interne projecten versus de geformuleerde subsidieprojecten worden opgenomen.

Stukken m.b.t. subsidieaanvraag

Neem voor zover beschikbaar diverse stukken zoals de aanvraag, beschikking etc. op in de mappen structuur. Zodra nieuwe stukken beschikbaar komen, stuurt je adviseur die naar je toe. Neem deze  op in de mappen structuur.

Uren! Maak ze inzichtelijk

In deze administratie dienen urenstaten aanwezig te zijn die inzicht geven in de gewerkte uren per medewerker voor een bepaalde periode. Indien je gebruikt maakt van een intern tijdschrijfsysteem kan worden gekozen voor het uitdraaien van maandelijkse overzichten per werknemer. In dat geval dient de ondernemer rekening te houden met de vereiste dat per dag, per medewerker inzichtelijk dient te zijn hoeveel uur is besteed aan welk WBSO-project.

Laat SUBtracers de urenstaten van de R&D medewerkers van uw bedrijf controleren! Zodra de urenstaten door alle betrokken partijen akkoord zijn bevonden, kunnen deze ondertekend bewaard worden. Ook hierbij kan SUBtracers een rol spelen, wij kunnen deze documenten voor je archiveren op een veilige plaats.

Laatste nieuws