Aanvragen doe je zo!

WBSO in 2015? Slim aanvragen doe je zo!

De Nederlandse overheid biedt ook in 2015 tal van subsidies aan voor innovatie. Maar hoe gaat dit in z’n werk? Hoe optimaliseer je de subsidie en minimaliseer je de kosten?

Welke risico’s kleven aan de organisatie zodra de subsidie is toegekend? Onderstaand vind je vijf tips van SUBtracers voor een goed doordacht subsidiebeleid.

1. Uw bedrijfs visie voorop!

Het aanvragen, managen of afhandelen van een subsidie leidt af van het bedrijfs- en innovatieproces. SUBtracers adviseert een commerciële benadering te hanteren om te kunnen beoordelen of een (IT)-subsidietraject de moeite waard is. Oftewel: hoeveel levert het op? Wat is de kans van slagen van de aanvraag? Wat is de impact van het voordeel op de onderneming? Hoeveel tijd kost de subsidieaanvraag? En welke administratieve regels zijn van toepassing? Bedenk goed: subsidies kunnen je helpen om groeidoelstellingen sneller te realiseren, maar zijn destructief voor het rendement als de intentie is om de onderneming ermee te financieren. SUBtracers vindt dat ondernemers zich moeten concentreren op ondernemen, op hun producten, diensten en klanten, niet op subsidies.

2. Denk lange termijn

Het ligt voor de hand om alleen subsidie aan te vragen voor nieuwe productinnovaties. In de ervaring van SUBtracers leidt dit vaak tot het subsidiëren van alleen specifieke R&D-werkzaamheden. Dat is zonde, want met deze gelimiteerde scope mist de ondernemer subsidie voor doorontwikkelingstrajecten die ook arbeids- en tijdsintensief zijn.

Deze trend manifesteert zich met name in de IT-sector. Een innovatietraject is vaak lastig te isoleren en is meestal verbonden met andere projecten op de innovatiekalender. Bij het aanvragen van subsidie is het daarom slim om los te komen van de projectbenadering door de vraag te stellen wat de kern competenties zijn van het bedrijf inclusief de  technologische doelstellingen van het bedrijf voor de komende vijf jaar. Een bijkomend voordeel is dat ondernemingen hierdoor meer grip krijgen op de langetermijnstrategie en toekomstontwikkelingen helder op het netvlies krijgen. Door verder in de toekomst te kijken worden onderzoeksprojecten meestal innovatiever, waardoor de slagingskans van een aanvraag verhoogd wordt. Bovendien leidt dit dikwijls tot een vettere innovatiecheque van de overheid en  meer rust in uw subsidieaanvragen doordat projecten vele jaren lopen. Ook wordt het vastleggen van de voortgang van ontwikkelactiviteiten eenvoudiger vanwege de langere doorlooptijd en clustering van subsidiabele activiteiten.

Telecombedrijf Ziggo is een mooi voorbeeld van een onderneming die het langetermijn-subsidiebeleid goed op orde heeft. Het bedrijf bracht het aantal subsidieaanvragen terug van maar liefst veertig naar slechts vijf, en minimaliseerde zo de bijkomende administratiekosten. Tegelijkertijd heeft het bedrijf voor de vijf subsidies een stijging van 350 procent van het subsidiebedrag weten te bewerkstelligen.

3. Werk modulair, stapel subsidieregelingen waar mogelijk

Het slim stapelen van subsidieregelingen kan leiden tot een extreme kostenreductie voor innovatie-activiteiten. Ondernemingen kunnen in het kader van de Wet Bevordering Speur- en Ontwikkelingswerk) jaarlijks per hoofd van de R&D-afdeling tussen de € 7.000 en € 35.000 besparen op de kosten voor loonheffing. Aanvullend op de WBSO kan een afspraak worden gemaakt voor de Research & Development Aftrek (RDA)-regeling en wordt winst behaald uit innovatieve activiteiten belast in de gunstige Innovatiebox.

SUBtracers ziet dat in veel gevallen het voordeel daarmee verdubbeld kan worden. Aanvullend op deze fiscale stimuleringsmaatregelen zijn soms ook interessante cash subsidieregelingen aan te vragen. Als een onderneming er niet in slaagt om voor een innovatieproject meerdere subsidies te ontvangen, dan is het vaak wel mogelijk om innovatieprojecten op te delen en onder verschillende regelingen te laten vallen, zodat elk onderdeel van het project deels door subsidie wordt gefinancierd. Het vooraf uitkristalliseren van het totale subsidievoordeel dat behaald kan worden geeft een optimaal resultaat en voorkomt administratieve chaos (tijdrovend!).

Het Nederlandse  bedrijf TomTom maakt slim gebruik van een lappendeken aan subsidies om de wijdverspreide innovatie-activiteiten optimaal te financieren met subsidies. Door de WBSO optimaal in te richten wordt een verhoogde benutting van de RDA en Innovatiebox gerealiseerd. Niet alleen wat betreft de opbrengst: met één administratie voldoet het bedrijf tegelijkertijd aan de administratieve eisen van zowel de WBSO, RDA als Innovatiebox. TomTom is daarnaast actief op de Europese subsidiemarkt, waardoor het navigatietechnologiebedrijf zowel nationale als Europese subsidiemogelijkheden benut.

4. Kies je woorden slim

Een valkuil bij het opstellen van een subsidieaanvraag is om te vervallen in het maken van beloftes. Onzekerheid is inherent aan het innovatieproces; die mooie ontwikkeling die de onderneming voornemens is, kan zomaar een andere wending krijgen. Woordkeuze en –formulering zijn daarom essentieel bij je aanvraag. Probeer liever veilige, ietwat abstracte of high-level formuleringen te gebruiken, zoals ‘we beogen’ of ‘een mogelijke oplossing hiervoor is’. Het is daarnaast af te raden jezelf vast te pinnen op een bepaalde datum voor een productlancering.

5. Verhoog uw kansen & subsidiebedrag, verlaag uw risico; kies SUBtracers

Met subsidies zijn flinke voordelen te behalen mits je de weg weet in subsidieland. Hoewel accountants en fiscalisten bekend zijn met een beperkt aantal subsidies, is een goede gespecialiseerde subsidieadviseur cruciaal.

Accountants zijn immers vaak risicomijdend en zijn niet bekend met de meest actuele ontwikkelingen op subsidievlak. Fiscalisten zijn daarentegen slechts bekend met fiscale regelingen, waardoor mogelijkheden voor het afstemmen van een optimale mix van stimuleringsmaatregelen onbenut blijven. Nederland kent veel subsidieadvieskantoren, maar het is de zaak een bekwame, betrokken partij te vinden. De afgelopen jaren heeft de beroepsgroep van subsidieadviseurs een slechte naam verkregen door de zogenaamde ‘cowboys’; adviseurs die uit zijn op snel financieel gewin, maar nauwelijks verstand hebben van zaken hebben. Deze partijen hanteren een korte termijn visie en werken met een success fee. De focus voor deze adviseurs ligt daarom enkel op het goedgekeurd krijgen van subsidieaanvragen, waarbij de ondersteuning bij het realiseren van een maximale opbrengst over de lange termijn of het stapelen van incentives niet of nauwelijks ter sprake komt. Daarnaast worden administratieve lasten en de risico’s alsmede de impact hiervan op uw organisatie verloochent.

Slecht advies kan ertoe leiden dat een aan uw onderneming toegekende subsidie achteraf onterecht blijkt, waardoor deze niet alleen terugbetaald moet worden, maar zelfs kan uitlopen tot een boete. Een goede adviseur is betrokken bij je bedrijf en streeft ernaar zich voor langere tijd (financieel) aan je te verbinden.

Welke subsidies zijn er allemaal?

Regionale subsidies
In de regio kan je terecht op het digitale loket op de website van je provincie.

Nationale subsidies
Een overzicht van de verschillende subsidieregelingen van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) is te vinden via: http://www.rvo.nl/subsidies-regelingen.
Op de website voor het nationale topsectorenbeleid (http://topsectoren.nl/) is een overzicht beschikbaar  met de verschillende spelregels voor cash-subsidies in de sectoren energie, ondernemerschap, innovatie en kennis of internationaal ondernemen.

Europese subsidies
Europese subsidieregelingen zijn te vinden op http://cordis.europa.eu , het portal voor Europees onderzoek in innovatie (O&I).

Laatste nieuws